Privacy verklaring deelnemers Tulpencursus

Voor het organiseren van de Tulpencursus vragen wij via het aanmeldformulier om enkele persoonsgegevens. Met het invullen van het aanmeldformulier geef je de Maarssense Hockeyvereniging (MHV) toestemming voor het gebruik en verwerken van de gegevens.
Graag informeren wij u over welke gegevens wij verzamelen, hoe, waarom en bewaartermijn.
1. E-mail adres
Na de aanmelding communiceren wij verder met deelnemers via e-mail. Wij zullen u voorafgaand aan het evenement enkele e-mails sturen over de Tulpencursus. Na de Tulpencurus kun je nog maximaal 3 e-mails ontvangen. Deze zullen gaan over een terugblik en inschrijving bij MHV.

2.Voor en achternaam kind

Wij vragen om de voornaam en achternaam van het deelnemende kind. 
Dit gebruiken wij om het kind in een groepje in te kunnen delen en een naamsticker te kunnen maken. Alle deelnemers, trainers en bij het evenement betrokken vrijwilligers dragen tijdens de Tulpencursus zichtbaar een naamsticker.
De namen van deelnemers en/of groepjes worden niet gepubliceerd. Groepjes worden op de dag zelf bekend gemaakt. 
3. Geboortedatum
De KNHB hanteert voor de hockeysport een leeftijdsgrens. Om uiteindelijk lid te kunnen worden van MHV moeten kinderen volgend jaar naar groep 3 of een hogere groep gaan óf op 1 oktober aanstaande minimaal 6 jaar oud zijn. De Tulpencursus is bedoeld voor kinderen tussen de 5 en 10 jaar oud. Om kinderen met leeftijdsgenootjes in groepjes in te kunnen delen, danwel alternatieven aan te kunnen bieden vragen wij om de geboortedatum van het kind. 

5. Telefoonnummer

Het telefoonnummer gebruiken we enkel bij noodgevallen als wij ouders/verzorgers snel moeten bereiken.

6. School en Groep
Het is niet verplicht deze informatie door te geven. Wij vragen dit puur voor het indelen van de groepjes. Voor kinderen is het fijn als ze met wat kinderen ingedeeld worden die ze kennen.

7. Vriendjes

Wanneer vriendjes worden doorgegeven proberen we de kinderen samen in een groepje in te delen bij de Tulpencursus. Deze gegevens worden NIET gebruikt voor uiteindelijke teamindelingen in geval van inschrijving. Je dient dan opnieuw een vriendjesverzoek te plaatsen.

8. Beeldmateriaal
Tijdens de Tulpencursus worden foto´s en video´s gemaakt. je kunt op het aanmeldformulier aangeven of je wel/geen toestemming geeft voor het gebruik van de beelden op onze websites en social media. 

Daarnaast wordt er een herinneringsfoto gemaakt per deelnemersgroepje. De foto van het groepje van je kind, krijg je na de Tulpencursus als aandenken per mail toegezonden. Als je bezwaar hebt tegen deze herinneringsfoto, dan vragen wij dit apart kenbaar te maken via Tulpencursus@mhvmaarssen.nl. De bestanden van de herinneringsfoto´s worden na het verzenden aan de ouders, door MHV vernietigd.

Wie kan er bij mijn gegevens?
Wij werken op een “need to know” basis. Dit betekent dat de ingevulde gegevens alleen inzichtelijk zijn door de mensen die er ook daadwerkelijk mee werken. Ook krijgen deze personen alleen toegang tot de gegevens die ze daadwerkelijk nodig hebben. 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Na de Tulpencursus worden de groepsindelingen van de Tulpencursus maximaal 6 maanden bewaard. Overige verstrekte gegevens worden maximaal 1 maand bewaard. Daarna worden deze gegevens vernietigd. 

Algemene Privacy verklaring van MHV Maarssen
De uitgebreidere privacy verklaring van de Maarssense Hockeyvereniging vind je op de website mhvmaarssen.nl.

Mocht je toch nog vragen hebben, dan kun je contact opnemen met onze privacy-coördinator door een e-mail te sturen naar Tulpencursus@mhvmaarssen.nl.